Nepáči sa vám vaša kancelárie a kancelárskej priestory vašej firmy? Chceli by ste pracovať na úrovni 21. storočia? Lenže ako? Na tieto otázky sa pokúsili odpovedať v panelovej diskusii uskutočnenej v Prahe z iniciatívy spoločnosti OKI Systems (Czech and Slovak) jej generálny riaditeľ Andrej Magyar, Evžen Pavlovský, Businnes Development Manager spoločnosti Intel Czech, Vojtěch Koukal, Business Manager spoločnosti Nokia Czech Republic, a architekt a dizajnér Mojmír Ranný.
Všetci zúčastnení sa zhodli v názore, že pracovné prostredie sa začína konečne meniť tak, aby odzrkadľovalo spôsob práce. Vzhľadom na to, že mnohí sú v kancelárii väčšinu dňa, je nevyhnutné, aby pracovné prostredie podporovalo kreativitu a produktívne využitie času. Ešte v osemdesiatych rokoch minulého storočia sa riešenie videlo v zavedení rozsiahlych kancelárskych priestorov, známych pod anglickým názvom open-space, namiesto malých kancelárií. Mali prispieť k novým štýlom práce, viac rovnostárskej kultúre, zvýšeniu produktivity, lebo zamestnanci boli viac pod kontrolou šéfov, a v neposlednom rade k ušetreniu nákladov, lebo do priestoru, kde bolo 16 jednomiestnych kancelárií, sa zmestilo 32 stolov v otvorenom priestore. Predstava otvorenej kancelárie, známa z niektorých starších amerických filmov, kde naraz všetci prišli do práce, sadli si za stoly a potom len ticho pracovali, je už dávno za nami. Účastníci panelovej diskusie sa zhodli v názore, že aj keď v mnohom budú kancelárie vyzerať podobne ako v minulom storočí, dôjde k výrazným zmenám. Návrhári moderných kancelárií, ako podčiarkol architekt Mojmír Ranný, sa snažia ísť zlatou strednou cestou, ktorá bude v úplne novom rozdelení pracovného prostredia.
FLEXIBILITA PROSTREDIA
Základom sa pritom stane flexibilita prostredia. Budovy budú totiž vybavené bezdrôtovými sieťami, ktoré umožnia prácu na hociktorom mieste bez toho, aby pracovníci strácali spojenie s počítačovou a telefónnou sieťou. Evžen Pavlovský pritom spomenul skúsenosť z návštevy budovy Intelu v anglickom Swindone, ktorá má silnú bezdrôtovú Wi-Fi sieť. Ešte aj v noci, keď bola budova uzavretá, sedeli na okolitom trávniku ľudia s notebookmi a vďaka sieti Wi-Fi boli pripojení na internet a pracovali. Bežnejšie sa však počíta s tým, že aspoň u časti pracovníkov prestane existovať tradičný stôl. Bude to tým, že veľa pracovníkov pracuje na cestách, iní využívajú domáce prostredie či vzdialené pracoviská. Už dnes v niektorých firmách pracuje až 30 percent pracovníkov mimo kancelárie. Preto sa do popredia dostanú spoločné pracoviská, ktoré sú známe už dnes. Každý, kto príde, si sadne tam, kde bude voľné. V budúcnosti však tieto pracoviská budú rozlišovať jednotlivých užívateľov. Bude stačiť prihlásiť sa v počítači a teplota, osvetlenie či nastavenie stolového počítača sa okamžite prispôsobia profilu daného zamestnanca. Navyše by mali byť aj pokojné pracoviská, kde by nezvonili telefóny a nediskutovalo sa, aby bolo možné sústrediť sa na prácu a nebyť vyrušovaný. Dostať sa do stavu úplného sústredenia trvá totiž asi 45 minút, vytrhnúť z neho človeka je však možné za sekundu.
Ak firma bude mať k dispozícii aj voľné priestory, napríklad v átriách, na strechách či v okolí budovy, budú môcť zamestnanci pracovať aj na čerstvom vzduchu, ktorý prináša nové myšlienky. Zmiznúť by mali tiež klasické zasadačky s dlhými stolmi a nepohodlnými stoličkami. Namiesto nich budú rokovacie miestnosti či priestory vybavené plazmovými obrazovkami a "chytrými" tabuľami, ktoré umožnia zobrazenie, ale zároveň aj úpravu prezentácie a jej následné uloženie či vytlačenie. A napokon veľmi dôležité budú spoločné priestory, kde bude skôr izbový nábytok než kancelársky, takže sa dá posedieť v pohodlnom kresle či -- ako v prípade brazílskeho výrobcu priemyselnej techniky Semco -- aj poležať v hojdacej sieti. V japonských podnikoch a inštitúciách, ako z vlastnej skúsenosti pripomenul Andrej Magyar, sú tiež pohovky, kde si možno odpočinúť, pravda, podľa tradičnej hierarchie, že šéf má nárok prvý.
Aj na riaditeľstve British Airways už majú veľké priestory, ktoré sú nielen na oddych, ale tiež na neformálne stretnutia, diskusie či na občerstvenie a kde je možné prijímať i návštevy. V tejto súvislosti však architekt Mojmír Rovný upozornil, že nové typy kancelárií sa robia už aj v Českej republike a na Slovensku. Ako príklad spomenul kancelárie spoločnosti Arthur Andersen v Prahe a Bratislave či kancelárie spoločnosti Zentiva v Prahe, Bratislave a vo Varšave.
AD HOC SKUPINY
Z hľadiska samotnej pracovnej činnosti prináša veľmi dôležitú zmenu zavedenie tímovej práce v ad hoc skupinách, ktoých členovia môžu byť nielen z firmy, ale aj z iných spoločností či z iných miest. Namiesto premiestňovania ľudí na jedno miesto sa uplatnia chatovanie, teleworking a videokonferencie. Takúto prácu podporuje aj rozširovanie outsourcingu, ktoré prináša do podniku časť práce zvonku. Všetci zúčastnení na panelovej diskusii však potvrdili, že úplne virtuálnej kancelárie sa nedočkáme, lebo ľudia majú potrebu povedať si mnohé veci osobne, mnohé rozhodnutia je potrebné urobiť okamžite.
"Na to, aby existovala virtuálna firma, je nevyhnutné brať do úvahy, čím sa firma zaoberá, a taktiež súčasný stav technológií. Som však presvedčený, že ani telefónne konferencie či videokonferencie nemôžu byť plnohodnotnou náhradou osobného stretnutia," povedal Evžen Pavlovský.
Už v sedemdesiatych rokoch sa v súvislosti s nástupom internetu a so zavádzaním elektronickej komunikácie začalo hovoriť o koncepcii "bezpapierovej kancelárie". Ukazuje sa však, že táto vízia zostane v oblasti mýtov. "Nástupom e-mailu v podstate došlo k paradoxnej situácii -- počet tlačených stránok sa zvýšil približne o 40 percent," uviedol Andrej Magyar. Tento trend potvrdil aj Vojtěch Foukal z Nokie, podľa ktorého rýchla a kvalitná tlač vnútri firiem umožnila omnoho širšie využitie a uplatnenie. Rozdielom pritom je, že dnes nerastie tlačenie tisícok kópií a ich rozosielanie poštou. Všetko sa posiela elektronicky. Keď prijímateľ pocíti potrebu mať daný materiál v tlačenej podobe, jednoducho si ho vytlačí. Podobne ako bezdrôtové siete, čoraz menšie mobily, notebooky či PDA, rýchlejšie a kvalitnejšie počítače, aj kancelárska technika získava novú podobu. Ľudia chcú prístroje, ktoré im umožnia robiť viac vecí naraz. "Jednoznačný trend vidíme v multifunkčnosti," zdôrazňuje Andrej Magyar z OKI a dodáva: "Ľudia chcú mať jednoduché a kvalitné multifunkčné zariadenia, ktoré zahŕňajú tlačiareň, farebnú kopírku, scanner a fax." A to kanceláriu budúcnosti ešte viac približuje k súčasnosti, aj keď, pochopiteľne, mnohé sa môže ako pri predchádzajúcich víziách zmeniť. A ako dodal architekt Mojmír Rovný, vzhľad a vybavenie kancelárie budú vždy závisieť od záujmu a potrieb konkrétnej firmy, a tak aj v budúcnosti sa budeme môcť stretnúť s kanceláriou šéfa, v ktorej je len starý stôl, rozhegané stoličky a klavír.