Dobré vzdelanie nám automaticky dvere neotvára. Na rozdiel od dobrého správania. Od čias Benjamina Disraeliho, britského premiéra a spisovateľa z 19. storočia, sa toho zmenilo veľa. Platnosť jeho výroku však pretrváva dodnes.
Špeciálne v biznis kruhoch, v ktorých vás aj tá najlepšie myslená improvizácia môže priviesť doslova na mizinu. Zvlášť, ak ju vytasíte v situácii, v ktorej sa od vás očakáva presný opak. Napríklad na takom... obchodnom stretnutí. Spýtali sme sa preto za vás, ako túto významnú udalosť zvládnuť so cťou. A najmä: v súlade s biznis protokolom.
1. Na čo treba myslieť pred organizáciou stretnutia?
(Nielen) v obchodnej sfére platí overená zákonitosť: benefity pracovného stretnutia sú automaticky na strane organizátora. A preto – smelo do toho.
V prvom rade si ujasnite dátum a miesto. Následne pripravte a rozošlite pozvánky a nezabudnite skontrolovať potvrdenie účasti. Myslieť treba aj na zasadací poriadok – nielen pri rokovaní, ale aj pri obede či večeri. Pri zahraničnom biznis rokovaní majte na zreteli aj tlmočníka. Ešte predtým by ste sa však mali na rokovanie pripraviť odborne: spracujte si potrebné podklady na rokovanie, predrokujte ich s odborníkmi vo firme a v prípade potreby rozošlite pracovné materiály či návrhy zmlúv protistrane.
2. Podľa čoho zvoliť miesto rokovania?
Najdôležitejším kritériom je počet účastníkov, ale tiež dĺžka a cieľ rokovania. Rokovacím miestom môže byť pracovná miestnosť hostiteľa, v prípade väčšieho počtu hostí zvoľte rokovacie či konferenčné priestory firmy, vhodný je tiež hotel či špecializované kongresové centrum. Svoje výhody má podľa Anny Strápkovej domáca aj neutrálna pôda: „V prvom prípade si môžete operatívne prizvať odborníka z radu zamestnancov. Pri výbere správneho spoločenského priestoru zas môžete vkusu svojho partnera veľmi polichotiť a uľahčiť smerovanie rokovania podľa svojich predstáv.“ Väčšie rokovanie je však jednoznačne lepšie zveriť do rúk odborníkov.
3. Ako privítať hostí?
Pokiaľ sa rokovanie koná v pracovni, privítajte ako hostiteľ návštevu sám. Počkajte si na ňu pred dverami, pustite ju do miestnosti ako prvú a usaďte ju za rokovací stôl alebo ku konferenčnému stolíku. Za žiadnych okolností si nesadnite za vlastný pracovný stôl: pôsobilo by to nadradene.
V prípade, že sa rokovanie koná mimo vašej pracovne, nechajte hostí pred budovou vítať druhého najdôležitejšieho hostiteľa, prípadne šéfa vašej kancelárie. Ten ich privádza do zasadacej miestnosti, v ktorej už návštevu čakáte vy ako hostiteľ a hosťa usadíte. Ak príde aj s manželkou, sadá si ako prvá. „Významného partnera zo zahraničia je potrebné privítať už na letisku či železničnej stanici. Uvítať by ho mal partner s rovnakým alebo o stupeň nižším funkčným postavením. Ak partner prichádza na viacdňové rokovanie, je vhodné odprevadiť ho do hotela a pomôcť mu s vybavením ubytovacích formalít,“ objasňuje Anna Strápková.
4. Ako usadiť hostí?
Zasadací poriadok treba odvíjať od najvýznamnejšieho hosťa, ktorého usádzame ako prvého. Kam? V ideálnom prípade k stredu rokovacieho stola – oproti hostiteľovi. Do úvahy však treba brať tiež usporiadanie miestnosti. Najvýznamnejší hosť by mal totiž sedieť čelom k oknu. Pokiaľ to nábytok či iné prekážky nedovoľujú, volíme miesto chrbtom k stene – teda čelom k miestnosti alebo vstupným dverám. Ďalší hostia sedia striedavo po pravici najvýznamnejšieho hosťa a hostiteľa – podľa významnosti. Ak chcete zrušiť rozdiely v postavení a spoločenskej hierarchii účastníkov, zvoľte okrúhly stôl, za ktorým sa nikto nebude cítiť povýšený ani ponížený. A či odsúvať žene stoličku? Nuž, muž by mal byť džentlmen za každých okolností. To znamená, že si nesadá skôr, ako jeho suseda po pravej ruke. A tú stoličku jej rozhodne odtiahne.
5. Ako postupovať pri rozdávaní vizitiek?
V prvom rade si ich za žiadnych okolností nezabudnite. V súčasnom biznise sa totiž zoznamovanie ani predstavovanie bez vizitiek nezaobíde. Pravidlá etikety tiež vyžadujú, aby ste si vizitku pred odložením prezreli, prípadne si ju ponechali na rokovacom stole pred sebou. Je nezdvorilé strčiť si ju hneď do vrecka bez povšimnutia. Platí tiež pravidlo, že ako prvý podáva vizitku hosť, ako druhý hostiteľ. A kedy je na ich výmenu najlepší čas? Pri prvom kontakte.
6. Je pri rokovaniach vhodné ponúkať malé občerstvenie?
Čo sa týka nápojov, odpoveď je jednoznačná. Pred rokovaním by mali na stole stáť maximálne trojdecové fľaše s nesýtenou vodou a pohárom. Umiestňujeme ich po pravej ruke účastníkov a volíme sklenené fľaše. (V takom prípade pridáme aj otvárač.) Veľké plastové fľaše sú neprípustné – pôsobia neesteticky a účastníci rokovania sa cez ne nevidia. Teplé nápoje podáva podľa priania hostí sekretárka či asistentka. Na kolovanie termosky s kávou počas oficiálnych návštev, samozrejme, zabudnite.
7. Hodí sa na rokovania jedlo?
Čo sa týka drobností na zahryznutie, názory protokolistov sa rôznia. Anna Strápková odporúča podávať iné ako tekuté občerstvenie výlučne počas prestávok v rokovaní, ideálne v inej miestnosti. „Účastníci rokovania sa občerstvia, prehodia pár slov a s čistými rukami môžu opäť zasadnúť k pracovným materiálom a sústrediť sa výlučne na predmet rokovania, a nie prieskum ingrediencií obloženého chlebíka či striasanie omrviniek z vlnených oblekov,“ objasňuje. Ak predsa len túžite ponúknuť hosťom počas rokovania čosi na „zobnutie“, zvoľte tzv. finger food, teda občerstvenie, ktoré netreba brať do dvoch rúk: malé keksíky, jednohubky, hrozno nastrihané na malé trsy či ananásové kocky na napichovadlách. A pokiaľ – nedajbože – zvolíte misy s ovocím, obložené chlebíky, pizzu či zákusky, nezabudnite na dezertné tanieriky, nožík, papierové obrúsky alebo aj finger-bowl, teda misku na umytie prstov.
8. Kedy je prípustný alkohol?
Isté je, že na biznis schôdzkach by sme s ním mali zaobchádzať v duchu príslovia: „Dobrá povesť je viac než dobrá zábava.“ Inak povedané – veľmi obozretne. Vo všeobecnosti ho v pracovnom čase neponúkame, a už vôbec nie zahraničným návštevám. Po úspešnom obchodnom rokovaní, pri ktorom dochádza k podpisu významných dokumentov, je zvykom, že podpisujúci partneri prednesú krátky prípitok. Pri tejto príležitosti podáva hostiteľská organizácia pohár vína alebo šampanského, rozhodne nie tvrdý alkohol. Na pracovných obedoch je prípustné pivo alebo víno, ale nič viac – najmä, ak po obede pokračujeme v rokovaní. Výnimkou je pracovná večera, pri ktorej sa môže podávať aj tvrdý alkohol. Pozor však na štrnganie: priťukávame si len s vínom a sektom.
9. Kedy je možné počas rokovania zdvihnúť telefón?
V podstate nikdy. Vlastný mobilný telefón treba dať počas rokovania do opatery asistentke, ktorá nám veľmi dôležité odkazy prinesie na lístočku. Až na ich základe usúdime, či je nevyhnutné rokovanie prerušiť.
10. Je u ženy počas rokovania prípustná otvorená špička na topánkach?
Hoci v obliekaní sa čoraz viac presadzuje určitá ležérnosť, pri serióznom biznis stretnutí je naďalej nevyhnutné, aby muž dorazil v nepokrčenom obleku z kvalitného materiálu, v košeli a kravate. Žena volí biznis kostým bez honosných šperkov a výstredného účesu, k tomu kvalitné nevyšliapané lodičky s plnou špičkou a, samozrejme, vždy – aj v horúcom lete – tenké pančuchové nohavice. Našou vizitkou sú tiež aktovky či kufríky, v ktorých prenášame materiály na rokovanie. Zabudnite na staré ošarpané aktovky, o igelitových či športových taškách ani nehovoriac.
Prečítajte si aj: Zabudnite na faux pas. Toto je etiketa (nielen) pre biznismenov
Kto je Anna Strápková:
Pôsobila na vedúcich pozíciách v orgánoch štátnej správy, naposledy vo funkcii riaditeľky kancelárie prezidenta Fondu národného majetku Slovenskej republiky. Štúdium spoločenskej etikety a diplomatického protokolu absolvovala u renomovaných svetových odborníkov. V súčasnosti sa venuje odbornému poradenstvu.