„Šéfe“, odpíšte mi ASAP. A nieže na mňa zase zabudnete, ako minule,“ takto možno končíte svoj email, keď potrebujete v práci niečo súrne doriešiť. Problém je v tom, že táto anglická skratka (As Soon As Possible) vám pri písaní pracovných emailom môže skôr skomplikovať život. Lepšie povedané, skôr pracovnú kariéru.
Používa sa najmä v menej formálnej obchodnej korešpodencii, či v emailoch pri stanovení termínu, od ktorého sa očakáva, že naň bude niekto okamžite reagovať. Šéfa, ktorý má iste povinností vyše hlavu, však môžete svojou „pripomienkou“ prinajmenšom rozhodiť. Ak ešte vašu otázku „zabijete“ nevhodnou skratkou používanú v sms komunikácii, budete v jeho povedomí odstavení poriadne dlho.
Jednoduchý jazyk je základ. Pozor na metafory
Pri písaní obchodných emailov nikdy nepoužívajte metafory alebo dvojzmyselné slová. Jednoduchý jazyk má prednosť. Vyvarujte sa rozsiahlych vetných spojení alebo veľa slov cudzieho pôvodu. Vyjadrujte sa jednoducho, jasne a zreteľne. Ak chcete dostať jednoznačnú odpoveď, položte otázku priamo, nikdy „nechoďte okolo horúcej kaše“. Pri písaní nepoužívajte žargón, príliš sofistikované alebo expresívne slová.
Neoznačujte každú správu ako veľmi dôležitú
„Všetko je veľmi, ale fakt veľmi dôležité...“ Ak budete takéto emaily posielať kolegom každý druhý deň, zvyknú si na to, že zbytočne preháňate. V opačnom prípade, ak budete zasielať niečo skutočne prioritné, odignorujú vás. Vyhnite sa tiež tlačidlu „odpovedať všetkým“, pokiaľ to rozhodne nie je nutné a dávajte si pozor na preposielanie správ. Emaily v sebe nesú históriu starších správ, tú radšej predtým skontrolujte alebo zmažte. Predídete tým trapasu. A mimochodom, nepíšte do emailu všetko, len to najdôležitejšie, čo potrebujete doriešiť. Ak potrebujete so šéfom prebrať viac vecí naraz alebo prediskutovať citlivé otázky – radšej mu zavolajte alebo si dajte krátku poradu.
Vyberte si vhodný čas na písanie a zabudnite na emócie
Pracovné emaily neposielajte neskoro večer alebo v skorých ranných hodinách. Počkajte s tým aspoň na siedmu či ôsmu ráno. Ak patríte medzi tých, ktorí radi pracujú v noci, posielanie emailov si radšej nechajte na ráno. Pípanie sms, ak ich má šéf nastavené v mobile po každom prijatí, nie je pri spánku veľmi príjemné. Vyhnite sa tiež nadmernému používaniu výkričníkov, hoci vás problém tlačí. To, čo je prioritou pre vás, nemusí tak byť u druhého.
Neokolkulte, napíšte jasný titulok emailu
Písali ste vedúcemu či kolegom email, a oni vám neodpovedali? Možno ste niekde urobili chybu. Veľa ľudí nepoužíva vhodné názvy v predmete emailu a častokrát ich email skončí v priečinku kôš kvôli tomu, že nesprávne pomenovali vecnú podstatu obsahu. Nech sa vám to zdá akokoľvek dôležité, nepreposielajte kolegom alebo známym k pracovným témam smiešne videá, vymyslené príbehy známe ako Hoax alebo prezentácie. Možno ich to vôbec nezaujíma a vy im zbytočne zahlcujete schránku.
Zdržte sa rovnako zasielania veľkých príloh, súbory skúste radšej zmenšiť alebo ich nahrať na cloudovú službu. Záverečnou bodkou pracovných e-mailov sú firemné iniciály. V bežnej praxi je zvykom, že sú nastavené v e-mailovom profile a odošlú sa v každej odpovedi pri odoslaných správach. No a samozrejme, predtým, ako email odošlete, prečítajte si ho po sebe. Možno zistíte, že vy sami mu vôbec nerozumiete a bude lepšie ho „prekopať“.