Od júna 2005 platí zákon o archívoch a registratúrach. Ako ho hodnotíte v súvislosti s tým, že bolo veľa kritiky okolo povinnosti vypracúvať registratúrne poriadky a plány, čo napokon vyriešila novela zákona, ktorá platí od júna?
- Oblasť správy registratúry - predarchívna starostlivosť - je v každom prípade nutné legislatívne usmerňovať, pretože predstavuje východisko, ktorého logickým vyvrcholením je archívna starostlivosť. Nie je možné administratívne zaťažovať ekonomicky aktívne subjekty na úkor ich prosperity, pretože ak nebudú firmy prosperovať, nebude ani čo uchovávať v podobe registratúrnych záznamov. Je však potrebné chrániť firmy pred možným rizikom, že pre neznalosť legislatívy nebudú disponovať dokumentáciou, ktorú ešte mali mať, a tým sa vystavia sankciám, či už v daňovej oblasti od daňových úradov, občianskych súdov v súvislosti so zamestnancami.
Z tohto hľadiska je veľmi dôležitý zákon o archívoch a registratúrach, pretože definuje, čo musí podnikateľ spraviť a akou formou, aby sa tento problém nikdy nestal. Zákon vyvolal kritiku aj pre jeho nesprávnu interpretáciu politikmi. Nemalý podiel na odmietaní zákona však mala aj absencia podnikateľsky atraktívnych odborných workshopov a jeho citlivejšia prezentácia ministerstvom vnútra.
Podnikatelia nemajú celkom jasno v tom, či musia, a kedy, vypracúvať registratúrne poriadky a čo s povinnosťou mať registratúrny plán. Pre koho bude naďalej platiť?
- Podnikateľ musí vypracovať len registratúrny plán, a nie poriadok. Ak však nenadefinuje pravidlá, ako ten plán vytvoriť, čo vlastne je registratúrny poriadok, tak ho nikdy nevytvorí. Podľa novely táto povinnosť platí len pre ekonomicky aktívne subjekty, ktoré vzhľadom na podnikanie vedú písomnosti. Ak by v praxi ktokoľvek z nás zničil akýkoľvek záznam a musel by preukazovať svoje právo, nepodarilo by sa mu to, pretože tento doklad už zničil. Doplatil by na to a mohol by dostať aj pokutu za porušenie zákona o archívoch a registratúrach, ak napríklad zničil dôchodkový zápočet svojho zamestnanca. Zákon sa vzťahuje aj na štátnu správu.
Ako majú postupovať firmy a podnikatelia, aby mali spoľahlivú a dlhodobú úschovu registratúrnych záznamov? Ako majú archívy systematicky a odborne spracúvať? Koľko treba zaplatiť inej firme za vedenie vlastného archívu?
- Firmy by mali postupovať hlavne logicky a ekonomicky efektívne. Domnievať sa, že stačí poslať zamestnanca na školenie a on mi potom plne zastreší uvedenú problematiku vo firme, je naivné a krátkozraké. V prvom rade je to proces. Treba pochopiť etapy, priority, finančnú a časovú efektivitu, jednoducho vytvoriť SWOT analýzu. Je nutné hlavne zriadiť registratúrne stredisko, kde bude definovaný systém prístupu a výberu záznamov, inak ich za týždeň budú mať všetci opäť v kanceláriách po stoloch, a to nielen v origináloch, ale aj v rôznych počtoch kópií. Je zrejmé, že originál potom nikdy nenájdete, keď ho budete potrebovať. Treba na to vyškoliť pracovníka vo firme, ktorý bude ovládať pohyb písomností vo firme. Ceny za vedenie vlastného registratúrneho strediska, respektíve uloženie v cudzom stredisku outsorcingom (nie archívu, lebo ten nie je potrebné viesť), sa pohybujú zhruba vo výške mesačných paušálov mobilných operátorov, rádovo sú to stovky korún. Závisí to od rozsahu spolupráce a objemu písomností.
Pri archivovaní dokumentov platia určité termíny, dokedy ich musia firmy uchovávať. Mohli by ste poskytnúť našim čitateľom základnú orientáciu o dokladoch a dĺžke ich archivovania?
- Základná orientácia spočíva v audite firmy, organizačnej štruktúre, vo vytriedení dokumentácie, v stanovení priorít podľa predmetu podnikania. Treba urobiť súpis, obhájiť si ho, stanoviť pravidlá obehu písomností vo firme a dodržiavať ich. Potom vo firme pochopia, že nejde o prácu so zamestnancami, ale s číslami v evidencii, ktorá keď sa správne vedie, nie je závislá od pracovných návykov zamestnanca, ale od pravidiel, ktoré sa musia dodržiavať. Po zmene alebo po preobsadení pracovného miesta pravidlá v evidencii zostávajú, a tak sa vylučuje nenahraditeľnosť osoby.
Ako dlho má uchovávať doklady firma alebo podnikateľ, keď zaniknú?
- Odpoveď je ukrytá v spleti nadväzujúcich zákonov, ale v priemere je to päť až desať rokov.