Odovzdávanie dokladov účtovníkom patrí medzi mimoriadne nepopulárnu súčasť podnikania. Ako rieši tento problém aplikácia Doklado?
Áno, máte pravdu. Tok dokladov medzi podnikateľom a účtovníkom je skutočne administratívne náročný proces, a to mu na popularite určite nepridáva. Doklado tieto procesy výrazne zjednodušuje a urýchľuje prostredníctvom digitalizácie dokladov, čo umožňuje ich rýchle odovzdávanie, spracovanie a archiváciu. Podnikateľ odovzdáva doklady do účtovníctva prostredníctvom jednoduchej a rýchlej mobilnej aplikácie. Po uložení v digitálnom archíve sa automaticky spracujú a vyťažia sa z nich dáta potrebné pre účtovníctvo. Doklado teda nahrádza manuálne procesy zberu, spracovania a archivácie bločkov a faktúr, čím zjednodušuje život nielen podnikateľom, ale aj účtovníkom.
Ako vlastne Doklado funguje a akým spôsobom uľahčuje prácu na oboch stranách?
Doklado funguje ako digitálny archív s automatickými funkciami. Účtovník vytvorí vo svojom Doklado účte zložky pre všetky svoje firmy. Do každej firmy pozve jej majiteľov a zamestnancov, ktorí pomocou mobilnej a webovej aplikácie odovzdávajú do Doklado svoje bločky a faktúry. Podnikateľ pripojí svoj bankový účet a Doklado automaticky páruje bankové pohyby a doklady. Doklado beží v cloude, každý účet je zdieľaný a užívatelia podľa prístupových práv majú prístup k odovzdaným dokladom prakticky okamžite. Vďaka tomu má podnikateľ vždy aktuálny prehľad o finančnej situácii a dokáže prijímať kvalifikované rozhodnutia. Účtovník môže doklady spracovať ihneď, čím sa vyhne nepríjemným špičkám tesne pred uzávierkou.
Znie to veľmi jednoducho. Pozrime sa však na proces z praktickej stránky. Ako prostredníctvom aplikácie odovzdám napríklad bločky?
Papierový bloček odovzdáte do systému pomocou mobilnej aplikácie Doklado tak, že ho jednoducho naskenujete. Proces odovzdania trvá len 3 sekundy. Aplikácia dáta vyťaží, doplní fotokópiu bločka, a je to. Bloček je uložený v dátovej forme, priamo pripravený na ďalšie spracovanie a export do účtovného programu.
A čo faktúry? Existujú nejaké špecifiká spracovania týchto účtovných dokladov?
Faktúry môže podnikateľ odovzdať viacerými spôsobmi – priamo vo webovej aplikácii pomocou drag & drop, ich preposlaním na e-mail v Doklado, prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo výberom z adresára, kde má faktúry uložené. Doklado faktúry automaticky archivuje a dátovo vyťaží, čím ich pripraví na export do účtovného softvéru a na ďalšie spracovanie, napríklad pre reporty.
Akú úlohu zohráva v tomto procese účtovný softvér? Akým spôsobom s ním Doklado spolupracuje?
Doklado účtovné softvéry nenahrádza. Doklady digitálne archivuje a pripravuje ich dáta na exporty do účtovných programov. Aplikácia zároveň umožňuje aj doplnenie účtovných informácií, ako sú napríklad účtovné položky, číselné rady, nákladové strediská a podobne. Doklado je už teraz kompatibilné s programami Pohoda, Omega, Money S3, MRP a ABRA Flexi. Ďalšie účtovné programy budeme dopĺňať. Veľkou novinkou je Mostík do Pohody, ktorý umožní účtovníkom hromadný prenos dokladov vrátane príloh. Tento Mostík je naozaj rýchly – do Pohody prenesie automaticky až 300 faktúr za 30 sekúnd.
Spomínali ste, že v Doklado je možné spárovať aj bankové účty. Povedzte nám o tom viac.
Áno, Doklado umožňuje pripojenie a spárovanie všetkých bankových účtov podnikateľa. Na tento účel využívame open API riešenie od Tatra banky. Integrovaných je už 7 slovenských bánk – Tatra banka, SLSP, Fio, ČSOB, VÚB, Raiffeisen banka a Unicredit. Klienti veľmi oceňujú automatické párovanie platieb a dokladov. Doterajšie procesy párovania boli veľmi prácne – podnikateľ si musel zaškrtávať v papierovom výpise pohyby, ku ktorým odovzdával doklad. Ako v minulom storočí. Doklado bločky a faktúry páruje plne automaticky. V aplikácii zároveň zákazníci vždy nájdu aj bankové výpisy s celou ich históriou. Predovšetkým účtovníkom to výrazne šetrí čas a kapacitu.
Niektorí podnikatelia však vlastnia viacero firiem. Je aplikácia Doklado určená aj pre nich?
Samozrejme, v Doklado sme mysleli aj na tento segment. Podnikateľ alebo účtovník môžu vo svojom účte pridať všetky svoje firmy, resp. firmy všetkých svojich zákazníkov. V priebehu pár sekúnd, automaticky, zadarmo. Zadarmo môžu pridať aj neobmedzený počet užívateľov a nastaviť im kompetencie podľa hierarchie. Títo užívatelia môžu odovzdávať doklady ihneď po zaplatení alebo prijatí dokladu.
Koľko Doklado stojí?
Cena základného balíka je 9,90 eur + DPH. My v Doklado radi prirovnávame tento náklad k cene denného menu v Bratislave. Už v základnom balíku zákazník získa plnohodnotný digitálny archív, ktorý mu umožní viesť účtovníctvo plne elektronicky v súlade s legislatívnymi pravidlami. V cene balíka je spracovanie 70 dokladov, neobmedzený počet užívateľov a firiem, neobmedzené exporty a všetky služby aplikácie Doklado. Za pripojený bankový účet zaplatí užívateľ len 1 euro mesačne navyše a doklady nad rámec balíka sú v cene 0,20 eur/ks.
Prečo sa teda Doklado podnikateľom a účtovníkom vyplatí?
Doklado výrazne znižuje byrokraciu a urýchľuje procesy. S jeho využitím už nie je potrebná papierová archivácia dokladov. Zamestnanci odovzdávajú bločky a faktúry elektronicky v priebehu niekoľkých sekúnd. Bločky a faktúry sa viac nestrácajú a podnikatelia majú vždy prehľad, ktoré už odovzdali. Účtovníci už nemusia prepisovať obsah bločkov a faktúr – Doklado to automaticky urobí za nich, a dokonca za oveľa kratší čas, ako by to urobili sami. Navyše, doklady majú k dispozícii prakticky okamžite, čím sa eliminujú nepríjemné špičky pred uzávierkou. Benefitov je ale oveľa viac. Záujemcom odporúčam vyskúšať si bezplatnú testovaciu verziu.
Kde môžu prípadní záujemcovia službu Doklado získať?
Na našej webovej stránke www.doklado.sk si môžu vytvoriť svoj účet a vyskúšať všetky funkcie Doklado na 30 dní zadarmo. Po ukončení tejto skúšobnej verzie môžu plynule prejsť do plnej verzie.
O aplikácii Doklado
Slovenská aplikácia Doklado digitalizuje procesy účtovníctva pre podnikateľov aj účtovníkov. Doklado funguje ako webová a mobilná aplikácia pre telefóny s operačnými systémami iOS a Android. Priamo spolupracuje s najpoužívanejšími účtovníckymi programami, ako sú Pohoda, Kros, Money S3, MRP, HT Solution či Tatrasoft. Doklado má na Slovensku už viac než 3 000 používateľov, ktorí pri spracovaní 600 000 dokladov ušetrili viac ako 10 000 hodín času.