Dopyt po digitalizácii na Slovensku neustále rastie. Súčasne je pravdou, že väčšina firiem má v tejto oblasti veľké rezervy. A to najmä v segmente malých a stredne veľkých firiem, kde sa v lepšom prípade pracuje s dokumentmi na zdieľaných diskoch a v zložkách. Časť dokumentov majú zamestnaci v mailoch, One Drive, alebo v chate Teams. To však nie je ideálne riešenie z pohľadu bezpečnosti a komfortu práce. Dnes je totiž možné k dokumentom, ich pripomienkovaniu a schvaľovaniu pristupovať vzdialene. A práve táto služba je jednou z najvyhľadávanejších medzi slovenskými firmami. Údaje vyplývajú zo štatistík Konica Minolta.
„Zdieľané dokumenty podporujú tímovú prácu s dokumentmi. Jednotliví zamestnanci majú možnosť komentovania, potvrdzovania, vytvorenia novej verzie dokumentu a schvaľovania v podobe riadenej dokumentácie. A to nielen v počítači, ale aj v mobilnom telefóne či tablete. Rovnako sa tak zebezpečí poriadok a bezpečnosti v dokumentoch,“ konštatuje Pavol Katrenčík, produktový manažér Konica Minolta.
Digitalizáciu oceňuje aj SPV
Čoraz viac v obľube je okrem videokonferencií aj online fakturácia. Princíp je veľmi jednoduchý. Zamestnanec je upozornený notifikáciou a môže bezodkladne schvaľovať faktúry, alebo iné dokumenty priamo zo svojho telefónu kdekoľvek v dosahu internetu. Digitalizácia je určené pre menšie, stredné ako aj väčšie spoločnosti. Jej výhody oceňuje napríklad aj Slovenský paraolympijský výbor. Ten aktuálne využíva digitalizované faktúry, vyťažovanie informácií z papierových faktúr a následný schvaľovací proces v elektronickom archíve. Aj oni boli na začiatku skeptickí či digitalizácia je aj pre nich. Pred spustením celé roky faktúry manuálne prepisovali a dávali schvaľovať cez tzv. košieľky. Faktúry následne ukladali v šanóne. Dnes schvaľujú faktúry na diaľku. Bez ohľadu na to či sú zamestnanci na súťaži kdekoľvek na svete alebo iba na dovolenke. Vďaka riešeniu Konica Minolta sa cez existujúce multifunkčné zariadenie faktúry naskenujú a jedným tlačidlom pošlú do digitálneho procesu, ktorý zahŕňa vyťažovanie, schvaľovanie a archiváciu. Daný proces bol doplnený neskôr aj napríklad o export platobných príkazov.
Zlé skúsenosti odstrašujú
Obchodní manažéri z Konica Minolta sa často stretávajú s názorom, že digitalizácia nefunguje. Ak vidíte niektoré služby štátu, ktoré by mali byť v elektronickej podobe a stále nie sú, alebo nefungujú tak ako by mali, máte pochybnosti či digitalizácia má zmysel. Odborníci z Konica Minolta však upozorňujú. Žiadne polovičaté riešenia, kompromisy s mnohými nedotiahnutými detailmi. Ak nájdete profesionálneho partnera v oblasti digitalizácie, vaše procesy budú skutočne elektronické a budú fungovať ako hodinky.