Téma inventarizácie je aktuálna najmä v závere roka. Podnikatelia hľadajú informácie o inventarizácii majetku, záväzkov a vlastného imania podniku účtujúceho v sústave podvojného účtovníctva.
Dôvody pre inventarizáciu
Účtovníctvo je pre podnik informačnou bázou pre vlastné hodnotenie úspešnosti podnikania. Účtovníctvo je tiež podkladom pre uplatnenie daňových výdavkov v skutočnej a preukázanej výške. Správnosť údajov vykazovaných v účtovníctve sa overuje inventarizáciou. Každá činnosť si zo systémového hľadiska vyžaduje kontrolu. Inventarizácia je špecifickým druhom kontroly, etablovanou najmä v účtovníctve. Inventarizáciou sa periodicky kontrolujú zostatky účtov, vykazovaných v účtovníctve, ktoré je vedené priebežne.
Dôvody pre inventarizáciu možno rozdeliť na vecné a právne dôvody. Vecné dôvody sú také, že vlastníci a manažment podniku koná v dôvere v účtovné údaje o stave majetku, záväzkov a vlastného imania. Na základe účtovných údajov sa prijímajú rozhodnutia o ďalšom podnikaní, investovaní či spotrebe. Údajmi z účtovníctva sa podnik prezentuje aj voči svojmu okoliu, napríklad voči obchodným partnerom, voči financujúcim bankám. Je preto aj v záujme samotného podniku, aby údaje v účtovníctve boli správne a zodpovedali skutočnosti.
Právne dôvody pre inventarizáciu vyplývajú z účtovných predpisov. Podľa zákona o účtovníctve (§ 6 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z.) sú účtovné jednotky povinné inventarizovať majetok, záväzky a rozdiel majetku a záväzkov, pričom podľa § 59 ods. 1 Postupov účtovania rozdielom medzi majetkom a záväzkami je vlastné imanie (účtové skupiny 41 až 43). Inventarizácia všetkého majetku, záväzkov a vlastného imania je jednou z podmienok preukázateľnosti účtovníctva tak, ako to vyplýva z ustanovenia § 8 ods. 4 zákona o účtovníctve. Základná právna úprava inventarizácie je obsiahnutá v ustanoveniach § 29 a 30 zákona o účtovníctve. Niektoré povinnosti vo vzťahu k inventarizácii upravuje aj Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov ("Postupy účtovania").
Termíny a spôsoby inventarizácie
Povinné termíny inventarizácie sú ku dňu riadnej alebo mimoriadnej účtovnej závierky, kedy podnik musí formou inventarizácie overiť, či stav majetku, záväzkov a vlastného imania v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Pritom riadna účtovná závierka je k 31. decembru bežného roka, ak podnik nemá dobrovoľne vytýčené účtovné obdobie, ktorým je hospodársky rok. Mimoriadna účtovná závierka sa vykonáva z viacerých dôvodov uvedených v ustanoveniach § 16 zákona o účtovníctve, napríklad ku dňu zrušenia bez likvidácie.
Pri peňažných prostriedkoch v hotovosti musí podnik vykonať inventarizáciu najmenej štyrikrát ročne, pričom jedna z týchto inventúr má byť práve k 31. decembru bežného roka. Naproti tomu inventarizácia dlhodobého hmotného majetku môže byť vykonávaná len každé dva roky. Okrem povinnej inventarizácie možno vykonať inventarizáciu vždy, keď to podnik považuje za potrebné. Spravidla ide o čiastkové inventarizácie, napríklad zásob tovaru pri zmene hmotne zodpovednej osoby (vedúceho predajne alebo skladníka). Ďalším pragmatickým dôvodom pre nepovinnú inventarizáciu môže byť zistenie rozsahu manka po násilnom vykradnutí skladu, alebo inventarizácia po sťahovaní skladov do nových priestorov. Skutočné stavy hmotného majetku sa zisťujú fyzickou inventúrou. Skutočné stavy nehmotného majetku, záväzkov a vlastného imania sa zisťujú dokladovou inventúrou. Pri dokladovej inventúre sa overí, či zostatky účtov zodpovedajú skutočnosti podľa prvotných účtovných dokladov a účtovných písomností (napr. zmluvy, platobné kalendáre). Významným podkladom pre dokladovú inventarizáciu je tzv. saldokonto, t. j. zoznam položiek konkrétneho účtu pohľadávok alebo záväzkov.
Fyzická inventarizácia sa vykonáva tak, aby sa zistil majetok v merných jednotkách (kg, kusy, litre, a pod.), teda vážením, počítaním, meraním, apod. Merné jednotky vynásobené jednotkovou cenou potom poskytujú väzbu na údaje vo finančnom účtovníctve. Teoreticky náročnejšia je dokladová inventarizácia, ale v praxi môže byť veľmi náročná aj fyzická inventarizácia špecifického druhu majetku, napríklad kaprov v rybníku, voľne sypaných materiálov alebo železničných vagónov na dráhe.
Organizácia, priebeh a výstupy inventarizácie
Fyzickú inventúru hmotného majetku, okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, možno vykonať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Pritom sa však musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka údajmi fyzickej inventúry opravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa ukončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.
Skutočné zistené stavy majetku, záväzkov a vlastného imania sa zachytávajú v inventúrnych súpisoch.
Inventúrny súpis je účtovný záznam s týmto povinným obsahom:
Ř obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky,
Ř deň začatia inventúry, deň ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry,
Ř stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25 zákona,
Ř miesto uloženia majetku,
Ř meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
Ř zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa § 25 zákona,
zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov (vlastného imania),
Ř odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a 27 zákona, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,
Ř meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,
Ř poznámky.
V praxi je potrebné zabezpečiť, aby inventúrne súpisy mali uvedené povinné údaje, pritom nie je dôležitá ich forma (zrejme to bude spravidla počítačová tlačová zostava), ale obsah. Výsledky inventarizácie sa spravidla sústreďujú u vedúceho ekonóma podniku, ktorý spracuje súhrnné výsledky inventarizácie a predloží ich na schválenie vedeniu podniku. Schválené výsledky inventarizácie sú podkladom na ich zaúčtovanie. Podotýkame, že pri inventarizácii sa overuje aj ocenenie majetku a záväzkov, takže výsledkom inventarizácie sú nielen rozdiely (manká, prebytky), ale aj opravné položky, vyjadrujúce prechodné znehodnotenie majetku, napr. pohľadávok. Pri ročnej inventarizácii sa vykonáva aj dokladová inventarizácia rezerv, pričom sa posudzuje ich výška a odôvodnenosť. Výsledkom inventarizácie môžu byť aj ďalšie neúčtovné informácie o ochrane majetku, o jeho opotrebení, návrhy na opravy, nákup alebo vyradenie, a podobne.
Porovnanie skutočného zisteného stavu majetku, záväzkov a vlastného imania so stavom v účtovníctve sa uvedie v inventarizačnom zápise.
Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva a ktorý musí obsahovať:
Ř obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky,
Ř výsledky vyplývajúce z porovnávania skutočného stavu majetku, záväzkov a vlastného imania s účtovným stavom,
Ř výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a 27 zákona,
Ř meno, priezvisko a podpisový záznam osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v účtovnej jednotke.
Účtovanie o inventarizačných rozdieloch
Inventarizačné rozdiely vyúčtujú účtovné jednotky do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a vlastného imania. Účtovné jednotky sú povinné preukázať vykonanie inventarizácie pri všetkom majetku, záväzkoch a vlastnom imaní po dobu piatich rokov po jej vykonaní. V praxi je vhodné výsledky inventarizácie zhrnúť do súhrnného inventarizačného zápisu, z ktorého prehľadne a rýchlo vidieť výsledky inventarizácie všetkého majetku, záväzkov a vlastného imania za dané účtovné obdobie, a tento súhrnný inventarizačný zápis spolu s inventúrnymi súpismi dôsledne archivovať. Súhrnný inventarizačný zápis môže slúžiť aj ako príloha k účtovnému dokladu o zaúčtovaní inventarizačných rozdielov. Inventarizačné rozdiely sa účtujú spôsobom určeným v § 11 Postupov účtovania, spravidla na príslušný účet nákladov alebo výnosov, okrem adresne upravených výnimiek, napr. schodok v pokladnici voči hmotne zodpovednej osobe. Podnik si môže individuálne stanoviť normu prirodzených úbytkov, a to do výšky odôvodnených obvyklých a prirodzených strát (napr. vysušením, rozprášením). Schodok do výšky tejto normy prirodzených úbytkov sa účtuje na ťarchu daňovo uznaných nákladov tak, ako to vyplýva z ustanovenia § 21 ods. 2 písm. e) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.
Skúsenosti z praxe
Je vhodné organizačne usmerniť priebeh inventarizačných prác napríklad v internej organizačnej smernici. Pritom platí závislosť, že čím je organizácia väčšia, tým potrebnejšia je takáto smernica. Možno v nej upraviť všetko potrebné, najmä právomoci a zodpovednosť poverených pracovníkov pre jednotlivé druhy majetku, záväzkov a vlastného imania, termíny a spôsoby inventarizácie, obsah alebo aj vzory inventúrnych súpisov a inventarizačného zápisu. Tiež je vhodné poučiť zúčastnené osoby o hlavných zásadách inventarizácie všeobecne a o ich konkrétnej úlohe zvlášť. Členovia inventarizačných skupín by mali dostať čisté inventúrne súpisy, aby ich už vytlačené označenie položiek alebo množstva nezvádzalo k formálnej inventúre, bez skutočnej identifikácie inventarizovaných položiek. Častým nedostatkom v praxi je to, že sa neurobí inventarizácia všetkého majetku, záväzkov a vlastného imania. Špecifické postavenie pri inventarizácii majú záväzky. Tieto sú z logiky veci inventarizované dokladovou inventúrou. V účtovníctve podnikov sú často vedené aj staré už premlčané záväzky; tieto by sa mali v rámci inventarizácie zúčtovať do výnosov. Podľa § 397 Obchodného zákonníka je všeobecná premlčacia doba štyri roky a po nej dlžník dobrovoľne môže, právne vynútiteľne však nemusí plniť. Pri inventarizácii záväzkov sa tiež zisťuje, či záväzky nie sú podhodnotené, napríklad o zmluvne dohodnuté úroky z omeškania, pokuty.
Podľa § 8 zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Za porušenie ustanovení zákona o účtovníctve môže daňový úrad uložiť pokutu do 1 %, resp. do 3 % brutto majetku zo súvahy. Nevykonanie inventarizácie alebo nedôsledné vykonanie inventarizácie môže mať tiež za dôsledok problémy pri audite účtovnej závierky.